2020 Yılı Kalite Öz Değerlendirme Raporu

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

1. BİRİM HAKKINDA BİLGİLER

1) Genel Bilgiler

1.1-İletişim Bilgileri

Başkanlığımız Kurumsal İletişim Bilgileri;

Giresun Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Gaziler Mah. Prof.Dr. Ahmet Taner Kışlalı Cad. Gür Yerleşkesi Rektörlük Hizmet Binası 28200 Merkez/ GİRESUN

Telefon : 0454 310 10 00

Fax : 0454 310 11 55

e-mail : imidb@giresun.edu.tr

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/iletisim/2564

1.2-Tarihsel Gelişimi

Başkanlığımız, 17 Mart 2006 tarih ve 5467 sayılı Kanun ile Giresun Üniversitesi'nin kurulmasıyla birlikte çalışmalarına başlamış olup, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 51. maddesi, 2809 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilat Kanunu Ek Madde:65 ve 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kararname hükümlerine göre kurulmuş ve teşkilatlanmıştır.

Son bir yıl içerisinde Başkanlığımız teşkilatlanmasında herhangi bir köklü değişiklik olmasa da uhdesinde yürütülen iş ve işlemlerde önemli artış ve değişiklikler ortaya çıkmıştır. 696 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile taşeron personelin kadroya geçiş işlemlerinin yapılması ve bu iş ve işlemlerin yürütülmesi için Dairemiz uhdesinde Sürekli İşçi Şube Müdürlüğü kurulmuştur.

Ayrıca Başkanlığımız uhdesinde görev yapan son 5 yılın idari personel sayısı ifade edilecek olursa; 2016 yılında 29, 2017 yılında 26, 2018 yılında 27, 2019 yılında 26 ve 2020 yılında 27 personel ile kamu hizmeti yürütülmektedir.

Personel Bilgileri Tablosu:

			Kadrolu Personel								4-d Sürekli İşçiler*
			Akademik Personel		İdari Personel		Geçici İşçi		Sözleşmeli Personel		Güvenlik Hizmetleri		Temizlik Hizmetleri		Diğer Hizmetler		Genel Toplam
			Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %	Sayı	Dağılım %
Personel Sayısı	Kadın	2018			2	7,14					2	7,40	2	14,28			6	8,69
		2019			2	7,69					2	7,69	2	16,66			6	9,37
		2020			3	11,11					12	17,64	3	14,28			18	23,68
	Erkek	2018			26	92,86					25	92,59	12	85,71			63	91,30
		2019			24	92,31					24	108,33	10	83,33			58	90,62
		2020			24	88,88					56	121,42	18	85,71			98	128,94
	Toplam	2018			28						27		14				69
		2019			26						26		12				64
		2020			27						68		21				76

Kanıtlar

https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.2547.pdf

https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.2809.pdf

https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2006/03/20060317-1.htm

1.3-Misyonu, Vizyonu, Değerleri ve Hedefleri

Misyonumuz

Üniversitemiz tüm birimleri, (fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulları, enstitüler, uygulama - araştırma merkezlerinin; hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri, akademisyen ve öğrencilerimizin araştırma, geliştirme ve diğer bilimsel çalışmalarında akademik ortamın sağlanması ve idari altyapının güçlendirilmesi amacı ile gerekli olan makine, teçhizat ile labaratuvar chazları, tıbbi cihazlar, tıbbi demirbaşlar ve ihtiyaç duyulan diğer mal/malzeme ve hizmetlerin yasalara uygun ve ödeneklerimiz dâhilinde, hızlı, kaliteli ve ekonomik olarak temin edilmesi, depolanması ve dağıtılmasını sağlamak ve tüm alanlarda hizmet kalitesini artırarak Üniversitemizi; milli, evrensel değerler ışığında ve stratejik hedefler doğrultusunda zamanın ve çevrenin değişen şartlarını yakalayarak bilimsel ve düşünsel perspektifte sunduğu eğitim ve öğretim olanaklarıyla Bölgemizde, Ülkemizde ve uluslararası arenada diğer üniversiteler ile yarışır hale getirmektir.

Vizyonumuz

Çağdaş, gelişimci yapıya sahip, değişiklik ve yeniliklere açık, sorunlara hızlı, kaliteli ve etkili çözümler üreten teknolojik imkânlarla donatılmış, ve bilimsel gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi personeli ile kaynakları etkili ve verimli kullanan örnek bir başkanlık olmaktır.

Başkanlığımızın değerleri;

Bilimsellik, Evrensellik
Paylaşımcılık - Çözüm odaklılık
Fırsat eşitliği - Liyakat - Hakkaniyet
Çevreye duyarlılık
Toplumsal yararlılık
Çağdaşlık
Yenilikçilik ve yaratıcılık
Katılımcılık
Hukuka ve etik değerlere bağlılık
Güvenilirlilik
Hesap verebilirlik
Şeffaflık

hizmet ve kalite anlayışı çerçevesinde oluşturulmuştur.

Başkanlığımızın Hedefleri

Üniversitemizin kalkınma plan ve programlarında yer alan politika ve hedefleri doğrultusunda, kamu kaynaklarının etkin, ekonomik, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanılmasını sağlamak, hesap verilebilirliği ve mali saydamlığı gerçekleştirmek üzere mali yönetimimizin yapısını güçlendirmek, bütçe imkanları dâhilinde mal ve hizmetlerin mevzuata uygun olarak en kısa zamanda, kaliteli ve en elverişli fiyatlarla satın alınmasını sağlamak ve alınan mal ve hizmetlerin kullanıma sunulmasını temin etmek suretiyle Üniversitemizde her alanda hizmet kalitesinin artırılmasını ve Üniversitemizin akademik ve idari ve altyapısının güçlendirilmesini sağlamak öncelikli hedeflerimizdendir.

Kanıtlar

https://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/misyonumuz/2560

https://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/vizyonumuz/2561

https://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/degerlerimiz/3041

https://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/hedeflerimiz/3042

1.4- Eğitim ve Öğretim Hizmeti Sunan Birimleri

* Birimimiz idari destek birimi olması nedeniyle bu alanda herhangi bir çalışma mevcut değildir.

1.5-Araştırma Faaliyetlerinin Yürütüldüğü Birimleri

*Birimimiz idari destek birimi olması nedeniyle bu alanda herhangi bir çalışma mevcut değildir.

1.6-Birimin Organizasyon Yapısı

Başkanlığımız 1 Daire Başkanı, İhale İşleri Şube Müdürlüğü, Bütçe, Tahakkuk ve Genel Hizmetler Şube Müdürlüğü, Ulaştırma Şube Müdürlüğü, Sürekli İşçi Şube Müdürlüğü ve alt birimleir ile Sivil Savunma Birimi'nden oluşmaktadır.

Ayrıca Başkanlığımızca "Satın Alma, İnceleme, Belirleme ve Karar Komisyonu", "Taşınır Yılsonu Sayım İşlemleri Komisyonu" ve "Lojman Tahsis Komisyonu" oluşturulmuş olup, bu alanlardaki hizmetler söz konusu komisyon marifeti ile yürütülmektedir.

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/birim-bazli-organizasyon-semasi

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/personel-bazli-organizasyon-semasi

İMİDB Teşkilat.png

Taşınırda Yılsonu İşlemi İçin Komisyon Oluru.pdf

Konut Tahsis Kom. Oluru.pdf

SATIN ALMA, İNCELEME, BELİRLEME VE KARAR KOMİSYONU.pdf

1.7-İyileştirmeye Yönelik Çalışmalar

Başkanlığımızda daha önce herhangi bir öz değerlendirme çalışması yapılmamıştır.

2. KALİTE GÜVENCESİ SİSTEMİ

1) A.1. Misyon ve Stratejik Amaçlar

1.1-A.1.1. Misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedefler

Başkanlığımızın misyon, vizyon ve hedefleri Birimimizin duruşunu, önceliğini ve tercihlerini açık bir şekilde yansıtmaktadır.

Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, faaliyetlerini tüm iç ve dış paydaşların katılımı ile misyon ve vizyonunda yer verdiği hedefleri doğrultusunda gerçekleştirmektedir. Üniversitemizin 2020-2024 Stratejik Planı ve Kurum İç Değerlendirme Raporu Başkanlığımızın en öncelikli referans kaynağıdır.

Yine Başkanlığımız misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerine ulaşma noktasında Başkanlığımızı web sayfasında yer alan Mevzuat ve Yönergeler başlığı altında yer alan hükümler çerçevesinde iş ve işlemlerini yürütmektedir. Kısım 1.3.'de belirtilen öncelikli stratejik hedeflere ulaşma düzeyi bundan böyle düzenli olarak takip edilecek ve Birimimizin öncelikli stratejik hedeflerinin yıl içerisindeki gerçekleşme düzeyleri ise bir sonraki raporumuzda değerlendirilecektir.

Başkanlığımızca stratejik amaç ve hedeflerimize ulaşmak üzere 2020 yılı itibariyle satınalma süreçlerine yönelik iki (2) farklı anket ve liste uygulamasına başlanılmıştır. Bu kapsamda uygulanan ve birinci anket olan TEDARİKÇİ DEĞERLENDİRME FORMU ile yıl içerisinde Başkanlığımız sorumluluk sahasındaki her türlü satın alma süreçlerine katılan (İhale, DMO, Doğrudan Temin vs.) tedarikçiler (Yükleniciler) bu kapsamda titizlikle değerlendirilmekte olup, anılan anket formu kanıtlarda sunulmuştur. Satın Alma Birimi tarafından, mal ve/veya hizmet alımı yapılan tedarikçilerin performansını değerlendirmek üzere her bir alım işinin tamamlanmasının hemen ardından Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tedarikçi Değerlendirme Formu kullanılarak tedarikçilerin performanslarının değerlendirilmesi sağlanmaktadır. Tedarikçi performans değerlendirmesi, satın alma sorumlusu tarafından satın alınan hizmetin ve/veya mal/malzemenin takibini ve kontrolünü gerçekleştirmek üzere alım yapılan her bir tedarikçi için her mal ve hizmet alımından hemen sonra, “Tedarikçi Değerlendirme Formu” puanlanarak gerçekleştirilir. Yapılan puanlamalar her yeni mali yılın ocak ayı sonuna kadar değerlendirilerek verilen puanlara göre Onaylı Tedarikçi Listesi oluşturulur ve tedarikçi listesine girebilen firmalar” Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tedarikçi Listesi ve Performans İzleme Formu’na’’ işlenerek kayıt altına alınır ve ilgili Kalite Birimine gönderilir.

Tedarikçi Değerlendirme Anketleri uygulaması sonrasında tedarikçiler aldıkları puan durumuna göre A, B, C listesi olmak üzere üç gruba ayrılarak listelenmektedir. Bu kapsamda uygulanan TEDARİKÇİ LİSTESİ VE PERFORMANS İZLEME FORMU ile tedarikçiler listelenmekte, izlenmekte ve değerlendirilmekte olup, anılan liste ve izleme formu kanıtlarda sunulmuştur. Satın Alma Birimi tarafından, mal ve/veya hizmet alımı yapılan tedarikçilerin bilgilerinin yer aldığı ve yıllar itibariyle performanslarının puanları ve listeye giriş ve çıkış tarihlerinin izlendiği “Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tedarikçi Listesi ve Performans İzleme Formu” marifetiyle hem mal alımlarında hem de hizmet alımlarında kullanılmaktadır.

Satın alma süreçlerimize katılan ve Başkanlığımız tarafından Birinci anket uygulaması ile değerlendirmeye tabii tutulan tedarikçilerin Başkanlığımızı değerlendirmesi amacıyla ikinci anket uygulamamızı ortaya koymuş bulunmaktayız. Bu kapsamda uygulanan ve ikinci anket olan TEDARİKÇİ MEMNUNİYET ANKETİ ile yıl içerisinde Başkanlığımız sorumluluk sahasındaki her türlü satın alma süreçlerine katılan (İhale, DMO, Doğrudan Temin vs.) tedarikçiler (Yükleniciler) bu kapsamda Başkanlığımız hizmetlerini değerlendirmekte olup, anılan anket formu kanıtlarda sunulmuştur. Satın Alma Birimi tarafından, tedarikçilerin memnuniyetini ölçmek üzere her mal ve hizmet alımdan sonra Giresun Üniversitesi Tedarikçi Memnuniyet Anketi” firmalara mail yoluyla gönderilmekte ve gelen sonuçlar mal ve/veya hizmet alımı yapılan tedarikçilerin memnuniyetini ölçmek üzere her bir alım işinin tamamlanmasının hemen ardından Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tedarikçi Memnuniyeti Değerlendirme Formu kullanılarak tedarikçilerin memnuniyetinin değerlendirilmesi sağlanmaktadır.

Kanıtlar

http://sgdb.giresun.edu.tr/Files/Images/gru-2020-2024-stratejik-p-6674.pdf

http://kalite.giresun.edu.tr/Files/ckFiles/kalite-giresun-edu-tr/b%C3%B6dr/kidr/2019y%C4%B1l%C4%B1kidr.pdf

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/mevzuat-ve-yonetmelikler/2563

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/ic-kontrol-standartlari/2568

1.2-A.1.2. Kalite güvencesi, eğitim öğretim, araştırma geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim sistemi politikaları

Başkanlığımız, Üniversitemiz kalite politikası ve stratejik planı doğrultusunda, misyon ve vizyonu ile uyumlu stratejilerini ve bu stratejilerle uyumlu hedeflerine ulaşmak üzere Birimimizin sorumluluk ve konumlarının da dikkate alındığı kalite güvence mekanizmalarının, ölçme ve değerlendirme faaliyetlerini ve süreçlerini bütünleşik bir yapıda tasarlanan, standartlara uygun olarak hizmet vermeyi ve bu hizmetlerde sürdürülebilirliği sağlamayı kalite güvencesi olarak benimsemiş ve bu politikaya uygun hizmet sunmayı içseleştirmiştir.

Politika belgeleri Birimimiz personeliyle EBYS üzerinden tebliğ edilerek paylaşılmış bulunmaktadır.

Üniversitemizin Stratejik Amaç ve Hedefleri göz önüne alınarak; Öncelikle Misyon, Vizyon ve Stratejik Amaç ve Hedeflerimiz ile uyumlu hedefler ile görev tanımları, iş akış süreçleri, Hizmet Standartları ve Hizmet Envanteri, tamamlanmış, bu doğrultuda sürekli iyileştirme çalışmalarımız konu ile ilgili birimlerle irtibatlı olarak devam etmektedir. Bu husususa yönelik web sitesi adresi Kanıtlarda sunulmuştur.

Başkanlığımız, Kalite Güvence Sistemi Politikamızı Birimimiz web sitesinde yayınlamak üzere web sitesi güncelleme çalışmalarına başlanmış olup, bu husususa yönelik web sitesi adresi Kanıtlarda sunulmuştur.

Başkanlığımız web sayfasının yenilenmesi ve sürekli güncellenmesi, Üniversite kalite çalışmaları ile izleme ve değerlendirmeler yapılarak eksik noktalarımızın iyileştirilmesine çalışılmaktadır.

Stratejik Planımızdaki Amaç ve Hedefler ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında ‘’Açık ihale veya Doğrudan Temin Yöntemi’’ ile Makine ve Teçhizat, Mal ve Hizmet vb. alımları ilgili mevzuatlara göre eğitim ve öğretime, akademik ve idari birimlerimize destek hizmeti sağlamaktayız.

Eğitim ve Öğretim binalarımız, dersliklerimiz, laboratuvarlarımız, İdari binalarımız Üniversitemizin ihtiyacı olan tüm makine-teçhizatlar, laboratuvar malzemeleri, demirbaş eşyalar, mefruşat alımları ve yazılım ve donanım alımları Kalite Güvence Sistemleri dikkate alınarak şartnameler hazırlanmakta, bütçe imkanları ölçüsünde ekonomik, verimli ve kaliteli malzeme temin edilmektedir.

Üniversitemiz Kalite Güvence Politikası birimimizin amaç ve ve hedeflerine, standartlara uygun ve Birimimizi de kapsar niteliktedir.

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/ic-kontrol-standartlari/2568

1.3-A.1.3. Kurumsal performans yönetimi

Rektörlük bünyesinde bir destek birimi olan Başkanlığımız, stratejik plan ve hedefler doğrultusunda, hedeflerin gerçekleştirilebilmesi için yasa, yönetmelik ve verilen görevler çerçevesinde plan ve hedeflerin gerçekleşmesi için yılı bütçe ödenekleri ve imkanları ölçüsünde destek hizmetini sürdürmektedir. Verilen hizmetler sırasında; a) İç Paydaşlar b) Dış Paydaşlar olmak üzere iki ana gurupla iç içe çalışılmak durumundadır. İç paydaşlar; öğrenci, Öğretim üyesi ve yardımcıları ve idari personelden, Dış paydaşlar; Kamu kurum ve kuruluşları, Sayıştay, Kamu İhale Kurumu, Yök, Diğer Üniversiteler ve tedarikçilerden oluşmaktadır. Hizmet sahası geniş olan Birimimiz tarafından 2020 yılında yürütülen çalışmalar Birimimiz 2020 yılı faaliyet raporunda gösterilmiş olup, bu hususa yönelik web adres görüntüsü ise kanıtlarda sunulmuştur.

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/Files/ckFiles/imidb-giresun-edu-tr/2020%20YILI%20FAAL%C4%B0YET%20RAPORU.pdf

2) A.2. İç Kalite Güvencesi

2.1-A.2.1. Kalite Komisyonu

Başkanlığımız iç kalite güvence sisteminin oluşturulması çalışmalarına başlanmış ve bu sistem ile süreçlerin sürekli olarak gözden geçirilerek iyileştirilmesi sağlanmaktadır. Bu anlamda Başkanlığımız Kalite Komisyonu oluşturulmuş olup, söz konusu komisyonunun kuruluşuna dair Başkanlık Olur'u Kanıtlarda sunulmuştur. Birimimiz Kalite Komisyonunun yetki, görev ve sorumlulukları açık şekilde tanımlanmış ve Birimimizde kalite kültürünün yaygınlaştırılması çalışmalarına başlanmıştır.

Kalite Komisyonumuz ya da Birimimiz tarafından yapılan kalite çalışmaları düzenli olarak Birimimiz web sayfasında yayınlanacak olup, kalite konusunda Başkanlığımız web sayfasında başlangıç olarak ''KALİTE'' sekmesi açılmıştır. Bu hususa ait web sitesi görüntüsü kanıtlarda gösterilmiştir.

Yürütülen bütün hizmetler, birim organizasyon şemasında belirtilen birimler tarafından gerçekleştirilmekte olup, hizmet envanterleri, iş analizleri, süreçleri iş akış şemaları vb. açıklamalar birimimiz web sayfasında yayımlanmaktadır.

Birimimiz Kalite Komisyonu çalışmalarını tüm Dairemiz personelini ve iç ve dış paydaşları kapsayıcı ve katılımcı bir yaklaşımla yürütmek hususunda inanç ve hevesle çalışmalarını yürütmektedir.

Kalite Komisyonu çalışmalarını yeterli ve gerektiği düzeyde şeffaflık içerisinde ve kamuoyuyla paylaşım sağlayarak yürütmektedir. Birimimiz bu amaçla birçok iletişim aracını da kullanmaktadır. Buna yönelik ihale iş ve işlemleri üzerinden örnek verecek olursak; Dairemiz bir alıma çıktığı zaman başta 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ilkelerinden olan rekabetin ve şaffaflığın sağlanması ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre şeffaf ve kamuoyuyla paylaşım halinde kamu hizmeti ifa etmek için Kamu İhale Kurumu Başkanlığı'na (KİK) ait Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden elektronik ortamda işlem yürütmekte ve en başta ihale ilanı olmak üzere EKAP üzerinden Kamu İhale Bilteni ile istekli olabileceklere ihalelerimiz duyurulmaktadır. Bu hususa yönelik EKAP web görüntüsü ve İhale bülteni çıktısı ayrı ayrı olmak üzere kaydedilerek kanıtlarda gösterilmiştir. Ayrıca 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerinin de gereği olarak şeffaf ve kamuoyuyla paylaşım halinde kamu hizmeti ifa etmek ve rekabeti arttırmak için ihalelerin ihale bekleme süreleri ile yaklaşık maliyet büyüklüklerine göre Kamu İhale Kurumu Başkanlığı uygun görüşü çerçevesinde ihale ilanlarımız mahalli gazetelerde yayınlanması ve istekli olabileceklere ihalelerimiz duyurulmaktadır. Bu hususa Basın İlan Kurumu Ordu Şube Müdürlüğü'ne hitaben yazılmış İhale bülteni yazısı kaydedilerek kanıtlarda gösterilmiştir. Aynı şekilde rekabetin arttırılması, şeffaflığın sağlanması ve kamuoyuyla paylaşım ilkesi açısından Üniversitemiz ana web sayfasında DUYURULAR bölümünde ihale ilanlarımızın yayınlanması sağlanmaktadır. Üniversitemiz Basın Koordinatörlüğü'ne mutat olarak yazılan resmi yazı kaydedilerek kanıtlarda gösterilmiştir. Bu hususta son olarak örnek vermek gerekirse; aynı şekilde rekabetin arttırılması, şeffaflığın sağlanması ve kamuoyuyla paylaşım ilkesi açısından Üniversitemizce İlimizde Sanayi Ticaret Odası ve Esnaf ve Sanatkarlar Odası'na yazı yazılarak üyelerinin ihalelerimize katılımlarının sağlanması için ihale ilanlarımızın Odalarının ilan panolarında, web sitelerinde yayınlanması ve sms zinci ile ihale bilgisinin üyelerine duyurulması sağlanmaktadır. Buna yönelik resmi yazımız kaydedilerek kanıtlarda gösterilmiştir.

Üniversitemizin Destek Birimi olan Başkanlığımızdan akademik ve idari birimlerimiz tarafından yapılan talep, dilek, istek ve benzeri durumlara yönelik Başkanlığımız tarafından ortaya konan bazı standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra; birimizin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün yaklaşım ve uygulamaları bulunmakta olup, bu standartlaşma süreçlerine yönelik yeni uygulamaların kalite süreci çerçevesinde arttırılması heves ve inancına sahip bulunmaktayız. Bu hususa örnek olarak Başkanlığımızdan yapılan makine, teçhizat, labaratuvar cihazı, tıbbi cihaz, tıbbi demirbaş ve benzeri mal ve malzemelerin gerçek ihtiyaç olup olmadığının belirlenmesi amacıyla Üniversitemiz Satın Alma, İnceleme, Belirleme ve Karar Komisyonu oluşturulmuş olup, Üniversitemiz akademik ve idari birimlerinden gelen taleplerin gerçek ihtiyaç olup olmadığı, önceliği, aciliyeti, gerekli olup olmadığı gibi bir çok yönden incelenerek bütçenin etkin ve verimli kullanılmasına destek sağlayan bu komisyon tarafından sağlanmaktadır. Bu hususa yönelik Rektörlük Olur'u kaydedilerek kanıtlarda sunulmuştur.

Üniversitemizin Destek Birimi olan Başkanlığımızdan akademik ve idari birimlerimiz tarafından yapılan makine, teçhizat, labaratuvar cihazı, tıbbi cihaz, tıbbi demirbaş ve benzeri mal ve malzemeler başta olmak üzere her türlü mal ve hizmet alımı taleplerinin gerçek ihtiyaç olduğunun tespiti sonrası alımına karar verilen bu mal/malzemelerin satı alma sürecine başlanması ile birlikte ilk ve öncelikli ihtiyaç teknik şartname hazırlanması sürecidir. Bu amaçla Başkanlığımızca Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esasları Yönergesi hazırlanmış olup, Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esasları Yönergesi; Birimlerin ihtiyaçlarının karşılanması için satın alınacak olan mal/malzemelerin teknik şartlarının hangi usul ve esaslara göre belirlenmesi gerektiğini, teknik şartname hazırlanırken dikkat edilecek hususları ortaya koyan bir belgedir. Anılan Yönerge Başkanlığımız web sitesinde yayınlanmış olup, buna yönelik web görüntüsü kanıtlarda gösterilmiştir.

Üniversitemizin Destek Birimi olan Başkanlığımızdan akademik ve idari birimlerimiz tarafından yapılan taleplere yönelik Başkanlığımız tarafından ortaya konan bazı standart uygulamalar ve birimizin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün yaklaşım ve uygulamaları bulunmakta olup, bunlardan bazıları sırasıyla İhtiyaç Talep Formu;Üniversitemiz akademik ve idari birimlerinden gelen taleplerin sıralandığı ve talebe dair gerekçelerin belirtildiği formu ihtiva etmektedir. Söz konusu İhtiyaç Talep Formu ve İrtibat Kişi Bilgileri Formu Başkanlığımız web sitesinde yayınlanmış olup, buna yönelik web görüntüsü kanıtlarda gösterilmiştir. İhale ile muayene ve kabul işlemleri sırasında video kayıt yapılması gibi uygulamalar Birimimizce aktif olarak kullanılan uygulamalardır. Standartlaşma süreçlerine yönelik yeni uygulamaların kalite süreci çerçevesinde arttırılması ve ilerleyen raporlarda bildirilmesi sağlanacaktır.

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/ic-kontrol-standartlari/2568

https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ilan/IlanDurum.aspx

http://imidb.giresun.edu.tr/Files/ckFiles/79-123-150-29/%C4%B0dari%20ve%20Mali%20%C4%B0%C5%9Fler%20Daire%20Ba%C5%9Fkanl%C4%B1%C4%9F%C4%B1-2019/%C4%B0M%C4%B0DB-2019%20%C4%B0%C3%A7%20Kontrol%20Standartlar%C4%B1/Teknik_sartname_yoenergesi.pdf

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/formlar/2567

İMİD Kalite Komisyonu.pdf

Kamu İhale Bülteni İhale ilanı.pdf

Üniversitemiz web Sitesinde İhale İlanı Yayınlama Yazısı.pdf

San.Tic. Odası ve Esnaf ve San. Odası İhale İlanı Yazısı.pdf

Basın İlan Kurumu İhale İlanı Yazısı.pdf

Satın Alma İnceleme Karar Komisyonu---Rektörlük Olur'u.pdf

2.2-A.2.2. İç kalite güvencesi mekanizmaları (PUKÖ çevrimleri, takvim, birimlerin yapısı)

Birimimiz, Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile kalite güvencesi süreçleri arasındaki ilişkiyi tesis etmiş, iç kontrol ve iç denetim sistemini, iç kalite güvence sisteminin tesisi için bir araç olarak kabul etmektedir.

Birimimizdeki tüm iş süreçleri web sayfamızda yayımlanmakta olup, buna ait web sayfamız görüntüsü kanıt olarak sunulmuştur.

Bilgi yönetim sistemleri detayları yukarıda sayılmış olup, satın alma birimleri tarafından satın alma programları, EKAP, MYS, KBS, EBYS Maaş ve ücret tahakkuk programları kullanılmaktadır, bunların yanı sıra Üniversitemiz güvenlik ve temizlik personeli maaş ve özlük işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesi için paket programlar kullanılmaktadır.

Ayrıca Üniversitemiz geneline şamil olmak üzere entegre çalışan bir satın alma programına ihtiyaç bulunmakta olup, bu hususta Bilgi İşlem Daire Başkanlığı uzman personeli ile çalışmalar sürdürülmektedir.

Hizmetlerin daha etkin, verimli ve kaliteli bir şekilde verilebilmesi için, Başkanlığımız bünyesinde organizasyonlar yeniden revize edilmekte ve birimlerin daha aktif olabilmesi için gerekli güncelleme ve düzenlemeler sıklıkla yapılmaktadır.

Başkanlığımız tarafından yürütülen tüm hizmetler PUKÖ çerçevesinde ve organizasyon tablosundaki birimler tarafından uygulanmaktadır. Başlıklar halinde ve özet olarak sunmak gerekirse; satın alma ihtiyaçları planlanır ve ödenekler çerçevesinde işlemler gerçekleştirilmek suretiyle kontrol mekanizmaları çerçevesinde sonuçlandırılır. Tahakkuk birimlerinin hazırladıkları ücret ve maaş tahakkukları her ayın ilgili günlerinde planlanır, uygulanır ve çeşitli kontrol mekanizmalarından sonra istihkak sahiplerine ödenir. İdari işler bünyesinde yapılan kiralama işlemleri, takipleri düzenlenen dokümanlar sayesinde gerçekleştirilir, tahsilat işlemleri ihale dokümanlarında belirlenen zamanlarda planlanır, uygulanır ve kontrol mekanizmaları sayesinde şartlara uymayan isteklilere gerekli müeyyideler uygulanır. Öğrencilerin ders kapsamlarında düzenlenen teknik gezileri talepler planlanarak uygulamaya konulur, gezi programları belirlenen güzergahlarda ve zamanında gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilir. Üniversitemiz birimlerinin ihtiyacı olan ve birimlerce talep edilen taşınır ve taşınmaz malların, araç, gereç ve hizmetlerin cari mevzuata göre satın alma, kiralama işlemlerini yürütülür ve ilgili mevzuatı çerçevesinde işlem tesis edilerek kontrol edilir. Üniversitemizde hizmet araçlarının sevk ve idaresi ve bakım-onarım ve işletmesi Sah Amirliğimizce ifa edilir, takip ve kontrolü sağlanır. Hizmet binalarımızın ve çevresinin güvenlik ve temizlik hizmetleri yerine getirilir, takibi ve kontrolü sağlanır. Üniversitemiz Lojmanlarının tahsis iş ve işlemleri mevzuatına uygun bir şekilde ifa edilir, bakım onarım iş ve işlemlerinin takibi sağlanır. Haftanın bir günü ya da belirlenen günlerinde tüm idareciler birim başkanı nezaretinde toplanılarak periyodik olarak haftalık değerlendirmeler yapılır, bir hafta içinde yapılacak işler planlanır, gerektiğinde sıklıkla da toplantılar yapılır, ancak bu toplantılar dokümante edilmemiş olmasına rağmen bundan böyle kalite çalışmaları kapsamında kayıt altına alınarak ilerleyen raporlarda kanıt olarak sunulacaktır.

Planlama, Uygulama, Kontrol ve Önlem alma (PUKÖ) döngüsü yönetim sistemi, Birimimizin destek birimi olması hasebiyle toplumsal katkı süreçleriyle idari ve yönetsel süreçlerinin tamamında işletilmektedir.

Birimimizde kalite kültürünü yaygınlaştırmak ve bu kültürü uygulamalara yansımak amacıyla süreç başlatılmıştır. Bu kapsamda doğrudan temin alımları iş akış şeması, ihaleli işler iş akış şeması, DMO alımları iş akış şeması, kiralama işleri iş akış şeması gibi iş akış şemaları, görev ve sorumluluklar ve paydaşların rollerini gösteren web sayfamıza ait görüntü kanıtlarda gösterilmiştir.

Kanıtlar

http://imidb.giresun.edu.tr/

http://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/ic-kontrol-standartlari/2568

2.3-A.2.3. Liderlik ve kalite güvencesi kültürü

Birim yöneticilerine yönelik kalite çevrimleri konusunda farkındalık, sahiplenme ve motivasyon hususunda çalışmalar henüz başlatılmış olup, bu konuda ortaya çıkan gelişmeler ilerleyen raporlarda sunulacaktır.

Birimdeki kalite güvencesi kültürünü geliştirmek üzere yapılan ilk uygulama Birimimizin Kalite Komisyonunun kurulması olmakla birlikte bu kapsamda Birimimiz web sitesi üzerinde çalışmalar yoğunlaştırılmış ve web sitemizin aktif ve doğru kullanımı hususunda kapsamlı bir personel görevlendirmesi yapılmıştır.

Birimin yöneticilerinin liderlik özelliklerini geliştirmek için yöneticilerin Ortadoğu Amme İdaresi ve ATASEM gibi Kurumlar tarafından icra edilen programlara katılım sağlanması noktasında uygulamalar yürütülmekte olup, bu hususa yönelik eğitim görevlendirme olurları kaydedilerek kanıtlarda gösterilmiştir.

Birimdeki kalite kültürünün gelişimini ölçmek ve izlemek ve kalite kültürünü geliştirmek için yapılacak uygulamalar hususunda çalışmalar başlatılmış olup, söz konusu çalışmalar ilerleyen raporlarda dokümante edilerek sunulacaktır.

Kanıtlar

ATASEM Görevlendirme yazısı.pdf

TODAİE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENST. Gör. Yazısı.pdf

3) A.3. Paydaş Katılımı

3.1-A.3.1. İç ve dış paydaşların kalite güvencesi, eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, yönetim ve uluslararasılaşma süreçlerine katılımı

Birimimiz, iç ve dış paydaşların kalite güvencesi sistemine katılımını ve katkı vermesini sağlayacak çalışmalar başlatılmıştır.

İç Paydaşlar

Öğrenciler, öğretim üyeleri, İdari personel.

Dış Paydaşlar
Kamu kurum ve kuruluşları, Sayıştay, Yök, Diğer Üniversiteler, Tedarikçiler.

Birim süreçlerine özgü oluşturulmuş iç ve dış paydaş listesi önümüzdeki dönemde revize edilecek olup, buna yönelik durum İlerleyen Raporlarda dokümante edilerek bildirimde bulunulacaktır.

Birimimiz iç ve dış paydaş görüşlerine başvurmaktadır. Birimimizin iyileştirme ve karar alma süreçlerine de katkıda sağlayacak olan anket uygulamalarımız bulunmakta olup, bu yenilikçi uygulamaya kalite çalışmaları kapsamında 2019 yılı sonu itibariyle başlanılmış ve Bu Raporun Bölüm A.1.1.'de açıklamalrı ve kanıtları da belirtilmiştir. Başkanlığımız stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmak üzere 2020 yılı itibariyle satınalma süreçlerine yönelik iki (2) farklı anket ve liste uygulamasına başlanılmıştır. Bu kapsamda uygulanan ve birinci anket olan TEDARİKÇİ DEĞERLENDİRME FORMU ile yıl içerisinde Başkanlığımız sorumluluk sahasındaki her türlü satın alma süreçlerine katılan (İhale, DMO, Doğrudan Temin vs.) tedarikçiler (Yükleniciler) bu kapsamda titizlikle değerlendirilmekte olup, anılan anket formu ilgili bölümün kanıtlarında sunulmuştur. Tedarikçi Değerlendirme Anketleri uygulaması sonrasında tedarikçiler aldıkları puan durumuna göre A, B, C listesi olmak üzere üç gruba ayrılarak listelenmektedir. Bu kapsamda uygulanan TEDARİKÇİ LİSTESİ VE PERFORMANS İZLEME FORMU ile tedarikçiler listelenmekte, izlenmekte ve değerlendirilmekte olup, anılan liste ve izleme formu ilgili bölümün kanıtlarında sunulmuştur. Satın alma süreçlerimize katılan ve Başkanlığımız tarafından Birinci anket uygulaması ile değerlendirmeye tabii tutulan tedarikçilerin Başkanlığımızı değerlendirmesi amacıyla ikinci anket uygulamamızı ortaya koymuş bulunmaktayız. Bu kapsamda uygulanan ve ikinci anket olan TEDARİKÇİ MEMNUNİYET ANKETİ ile yıl içerisinde Başkanlığımız sorumluluk sahasındaki her türlü satın alma süreçlerine katılan (İhale, DMO, Doğrudan Temin vs.) tedarikçiler (Yükleniciler) bu kapsamda Başkanlığımız hizmetlerini değerlendirmekte olup, anılan anket formu ilgili bölümün kanıtlarında sunulmuştur. Satın Alma Birimi tarafından, tedarikçilerin memnuniyetini ölçmek üzere her mal ve hizmet alımdan sonra Giresun Üniversitesi Tedarikçi Memnuniyet Anketi” firmalara mail yoluyla gönderilmekte ve gelen sonuçlar mal ve/veya hizmet alımı yapılan tedarikçilerin memnuniyetini ölçmek üzere her bir alım işinin tamamlanmasının hemen ardından Giresun Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tedarikçi Memnuniyeti Değerlendirme Formu kullanılarak tedarikçilerin memnuniyetinin değerlendirilmesi sağlanmaktadır.

Birimimizin iç paydaşları ile kalite uygulamaları kapsamında yapılandırılmış bir etkileşimi bulunmamakla birlikte bu husustaki planlama ve iyileştirme çalışmaları ile iç paydaşların bu sürece katılımlarının sağlanması ve bu durumun iç paydaşlar tarafından bilinmesi hususundaki çalışmalara önümüzdeki dönemde başlanacaktır. İlerleyen Raporlarda söz konusu durum dokümante edilerek bildirimde bulunulacaktır.

Birim kalite komisyonu çalışmalarına dış paydaşların katılımı henüz sağlanamamıştır. Dış paydaşların nasıl ve ne şekilde bu sürece dahil olacağı hususunda planlama ve iyileştirme çalışmaları ile dış paydaşların bu sürece katılımlarının sağlanması ve bu durumun dış paydaşlar tarafından bilinmesi hususundaki çalışmalara önümüzdeki dönemde başlanacaktır. İlerleyen Raporlarda söz konusu durum dokümante edilerek bildirimde bulunulacaktır.

Paydaş görüşlerinin alınması sürecinde kullanılan veri toplama araçları, paydaşların geri bildirimlerini almak için oluşturulmuş mekanizmalar v.b çalışmalara önümüzdeki dönemde başlanacaktır. İlerleyen Raporlarda söz konusu durum dokümante edilerek bildirimde bulunulacaktır.

Kanıtlar

https://imidb.giresun.edu.tr/tr/page/ic-kontrol-standartlari/2568

PERFORMANS DEĞERLENDİRME FORMU - Kopya.docx

4) A.4. Uluslararasılaşma

4.1-A.4.1. Uluslararasılaşma politikası

Başkanlığımız idari destek birimi olduğundan bu alanda herhangi bir çalışmamız bulunmamaktadır.

4.2-A.4.2. Uluslararasılaşma süreçlerinin yönetimi ve organizasyonel yapısı

Başkanlığımız idari destek birimi olduğundan bu alanda herhangi bir çalışmamız bulunmamaktadır.

4.3-A.4.3. Uluslararasılaşma kaynakları

Başkanlığımız idari destek birimi olduğundan bu alanda herhangi bir çalışmamız bulunmamaktadır.

4.4-A.4.4. Uluslararasılaşma perfomansı

Başkanlığımız idari destek birimi olduğundan bu alanda herhangi bir çalışmamız bulunmamaktadır.